 |
 |
|
  |
|
 |
 |
 |
|
|
Over schriftjes en een urenregistratiesystemen
Pieter heeft plannen met invoering van geautomatiseerde urenregistratie en een kwartaalurensysteem. Maureen vindt al die moderne techniek maar niks: "Als iemand zich 's ochtends ziek meldt, zit je eerst een half uur in dat systeem te rommelen. Hup! Gewoon bijhouden in een schriftje, zoals vroeger." Pieter besluit het systeem toch op proef in te voeren (naast het schriftje van Maureen). Zo kan hij monitoren hoe het functioneert. Na twee maanden draait Sabine volledig mee in Apotheek Zonneschijn. De sfeer is nog steeds niet heel geweldig maar de enorme drukte voorkomt dat er eens goed gesproken kan worden. Suze is de eerste die tijdens een koffiepauze wat begint te sputteren. "Mmm" weet je wat het is? Ik heb niet het gevoel dat ik sinds de komst van Sabine minder vaak aan de balie sta. Kunnen de taken niet wat beter verdeeld worden?” Zoals we weten, roept een suggestie van Suze nogal eens een reactie op van Maureen. Zeker nu. Maureen is degene die verantwoordelijk is voor de verdeling van taken en vakantiedagen. Zij zegt dat er steeds meer werk op haar eigen bord is gekomen waardoor zij -Maureen dus- minder vaak achter de balie kan staan: “Je had zelfs nog vaker achter de balie gemoeten als Sabine niet was aangenomen”, weerlegt ze Suze’s gesputter. Oeps, niet echt een gezellige koffiepauze vandaag. "Wacht eens even", springt Pieter voor Suze in de bres, "je rekent het nu wel een beetje naar jezelf toe om de situatie te managen. Zie het wat breder. Als er straks meer FPZ-projecten worden opgestart, is optimale werkverdeling essentieel." Pieter denkt aan de kwartaalurensystematiek, die een betere bezettingsgraad zal realiseren. Door de invoering van de systematiek kunnen medewerkers in een kwartaal extra worden ingezet als dat in een volgend kwartaal wordt gecompenseerd. Die mogelijkheid schept genoeg ruimte om mensen wat meer te laten werken als een FPZ-project tijd opeist. Enkele dagen later ploft er een brief op de deurmat. SBA verzorgt voorlichtingsbijeenkomsten over invoering en hantering van de kwartaalurensystematiek. Pieter en Maureen gaan er samen heen. En houden er gemengde gevoelens aan over. Maureen vindt het allemaal vreselijk ingewikkeld. Ze denkt de nieuwe cao-regels zelf wel te kunnen toepassen in haar schriftje. Automatisering is niets voor haar: “Stel dat iemand zich s’ ochtends ziek meldt. Dan zit je eerst een half uur in dat systeem te rommelen om alles aan te passen. Hup! Gewoon in een schriftje bijhouden, zoals vroeger. Dat is overzichtelijker en kost minder tijd. Stel je voor: straks moet er nog een administratief medewerker worden aangesteld om het systeem bij te houden. Bespottelijk!” Het is niet de eerste keer dat Maureen’s conservatisme Pieter tegen de borst stuit. Hijzelf vindt het een prachtsysteem (door de cao voorgeschreven). “Je hebt veel meer grip op verdeling van taken en het bijhouden van gewerkte uren. Dat is belangrijk Maureen! Trouwens: hoe wil jij in je schriftje de ingewikkelde berekeningen uitvoeren?” Maureen komt met een oplossing uit de oude doos: “Laten we met z’n allen niet moeilijk doen. Ieder weet wel zo ongeveer op welke uren er gewerkt moeten worden. Of je nou wat meer of minder krijgt uitbetaald maakt toch niet zoveel uit? Daar hoef je toch niet zo’n ingewikkeld systeem voor in te voeren?” Boerenverstand versus sociale innovatie. Want enerzijds kun je je afvragen of je een systeem moet invoeren waarvan je de toegevoegde waarde nog niet kent. Anderzijds mag je er vanuit gaan dat moderne automatisering slim genoeg is om dit soort zaken picobello in orde te maken. Pieter besluit het systeem dan ook op proef in te voeren (naast het schriftje van Maureen). Zo kan hij nagaan welke problemen zich voordoen en of de systematiek inderdaad genoeg voordelen biedt. Op Maureen na is iedereen voor. Vragen
Pieter kan eerst zelf met ideeen komen voor een rechtvaardige verdeling van taken, en vervolgens elke assistente ook zelf een opdracht geven: zorg voor het volgend werkoverleg dat je ideeen op papier hebt voor een betere werkverdeling. Geef gericht (bijvoorbeeld aan Suze) een taak om andere apotheken te benaderen hoe zij dit oplossen. In mijn apotheek hebben wij bijvoorbeeld een werkrooster voor de even en oneven weken, en afwissellend sta je ingedeeld naar ratio voor: Typ, Tel, Nakijk, Balie, Maak of Taak etc. Ruim in het werkoverleg voldoende tijd in voor discussie. Inventariseer ook wat elke assistente het liefst doet op de werkvloer, de een staat graag aan de balie, terwijl een andere bereiden geweldig vindt. Misschien weten collega's dat niet van elkaar. Uren in Balans/kwartaalurensystematiek kan, als het goed benut wordt, de werkdruk van sommige dagen afhalen en een betere verdeling van werk geven, met name op piekdagen: vlak voor kerst, de dagen voor en na lange weekenden door feestdagen (bijvoorbeeld Pasen/Hemelvaart). Maak het deze drukke dagen in de apotheek extra gezellig door schaaltjes kerstkransjes/paaseitjes en bloemstukjes, de clienten reageren hier positief op, en hebben minder moeite met wachten, en zelf werk je ook relaxter. Een team dat elkaar helpt en aanvult straalt zoveel meer rust uit. Dat merkt de client al als de eerste stap in de apotheek gezet is! Succes.
|
|
|
