Casus van de maand
Casus
Sollicitatieprocedure

Over teamspelers en organisatorische duizendpoten

Apotheek Zonneschijn is klaar voor uitbreiding van het team. Een sollicitatiecommissie bestaande uit Pieter, Maureen en Barbara heeft advertenties geplaatst, brieven gelezen en sollicitanten gesproken. Nu komt het echte werk. Er moet beoordeeld worden wat de sollicitanten werkelijk waard zijn. Het valt niet mee om hoofd- van bijzaken te scheiden en de meest geschikte apothekersassistent(e) te kiezen.

Na enkele weken van stevige overpeinzing heeft Pieter besloten dat het beter is dat er een apothekersassistent(e) bij komt. Ondanks dat Evert tegenstribbelde (en nog steeds niet wil dat er een nieuwe collega komt) is de sollicitatieprocedure doorgezet. Een commissie bestaande uit Pieter, Maureen en Barbara heeft advertenties gezet in een lokale krant, in Optima Farma en op de SBA-site voor een ervaren apothekersassistent(e) voor tenminste 32 uur.

Aangezien niemand veel ervaring heeft met dit soort zaken, lijkt het een lastige klus te worden. Welk profiel moet de nieuwe apothekersassistent(e) hebben? Iedereen heeft daar een eigen mening over. Als je alle meningen bij elkaar optelt, lijkt Apotheek Zonneschijn te zoeken naar een buitengewoon vakbekwame apothekerassistent(e) met een warme persoonlijkheid, sociaal, creatief en initiatiefrijk, een schaap met vijf poten.

Iedereen denkt anders over het profiel. Pieter wil iemand met ervaring (liefst met FPZ-projecten) die flexibel is en niet teveel noten op haar zang heeft. Maureen wil vooral zelf de baas blijven en bekijkt de sollicitant door die bril. Voor Barbara is het belangrijk dat de nieuwe collega snel is in alle werkzaamheden en een versterking voor het team. En Suze gaat voor een fijne collega waarmee ze gezellig kan babbelen en leuke dingen kan doen.

Tijdens de sollicitatieprocedure is er nogal wat gediscussieer en gekibbel. Van de zeven sollicitatiebrieven zijn er drie terzijde geschoven, voornamelijk op voorspraak van Maureen. Zij vond dat een apothekersassistent(e) die geen nette brief schrijft nooit een goede apothekersassistent(e) kan zijn. Maar de vraag is of je uit een slordige brief met taalfouten al conclusies kunt trekken over hoe iemand zal gaan functioneren. Barbara vond van niet. Pieter had ook zijn bedenkingen en wilde meer kandidaten zien.

De vier sollicitanten die werden opgeroepen voor een gesprek, kregen een nogal onsamenhangend vragenvuur op zich af van Pieter, Maureen en Barbara, die het officiële profiel snel vergaten en zich vooral door hun persoonlijke doelstellingen lieten leiden. Maureen vroeg erg door naar vrijetijdsbestedingen (want op nog een feestbeest in huis zit ze niet te wachten). Pieter wilde alles weten over de vaardigheden van de sollicitant en keek eigenlijk helemaal niet of de kandidate wel in het team zou passen. Barbara was vooral gefocust op de werkhouding.

De beoordelingen hebben inmiddels plaatsgevonden en -je raadt het al- de commissie kan het niet eens worden. De favoriete nieuwe collega van Pieter en Barbara heeft acht jaar ervaring, kan 32 uur per week werken en is net komen wonen in de omgeving van de apotheek. Deze vrouw heeft bovendien meegewerkt aan een aantal FPZ-projecten (waaronder diabeteszorg) en is eigenlijk dus een ideale kandidaat.

Maureen raadt deze kandidaat echter af, omdat ze een slordige brief heeft geschreven en om een andere reden. Maureen zat toevallig ooit op een opleiding met een collega van deze vrouw en heeft natuurlijk even poolshoogte genomen. Ze zijn samen gaan lunchen. Maureen is tijdens die lunch een hoop te weten gekomen. Ze heeft gehoord dat Pieter’s gedroomde kandidaat nogal oncollegiaal en star kan zijn. Maureen rekent op een forse bedreiging van haar eigen positie als dit door gaat.

Al met al een turbulente sollicitatieprocedure.

Vragen:
  1. Waar let je vooral op in een sollicitatiebrief?
  2. Welke vragen mogen wel en niet gesteld worden in een sollicitatiegesprek?
  3. Wat moet bij onenigheid over de keuze de doorslag geven?
De winnende inzending
  1. Staat alle relevante informatie in de brief? Wordt geantwoord op de vraag/vragen uit de sollicitatie: motiveer je antwoord etc. Is de taalvaardigheid voldoende?
  2. Je mag alle vragen stellen die je wilt, een sollicitant hoeft echter niet op alle vragen te antwoorden. Zodra je merkt dat er niet graag over gesproken wordt, is doorvragen niet altijd zinvol. Als de kandidaad op slot slaat is het gesprek verder tijdverspilling. Stel vooral open vragen. Bij gesloten vragen voelen mensen zich snel aangevallen en opgejaagd. Je wilt graag dat iemand laat zien hoe hij/zij communiceert.
  3. Van te voren heb je de belangrijkste aspecten van de nieuwe collega op papier gezet. Bijvoorbeeld: wil graag aan de balie staan, dan valt iemand af die graag het liefst bereidingen doet. Enzovoort. Hoe iemand in zijn vak zit, kan belangrijker zijn dan of het gelijk een vriendin wordt. Je kent de kandidaat te niet goed genoeg om daar gelijk een oordeel over te vellen. En je komt voor het werk tenslotte. De doorslag is: zoveel mogelijk voldoen aan het gestelde profiel en er een goed gevoel over hebben.
  • Peter Sollie van Kring-apotheek De Vijzel in Amsterdam stuurde deze winnende inzending. Van harte gefeliciteerd met het luxe koffiepakket, dat je kunt delen met het hele team!
Terug naar vorige pagina